Kako uspešno isplanirati događaj na otvorenom bez stresa i grešaka

Planiranje događaja na otvorenom može delovati jednostavno dok se ne suočite sa svim detaljima koji moraju biti savršeno usklađeni, od vremena, prostora, tehničke podrške, do bezbednosti i udobnosti posetilaca. Dobro organizovan događaj na otvorenom ostavlja snažan utisak, gradi reputaciju organizatora i postaje događaj koji se pamti i preporučuje.

S druge strane, i najmanji propust može dovesti do zastoja, frustracija i lošeg iskustva gostiju. Bez obzira da li je reč o kulturnom festivalu, sportskom takmičenju, koncertu ili sajmu, organizacija na otvorenom zahteva fleksibilnost, ali i preciznost. Kada su svi aspekti događaja pažljivo isplanirani, publika će uživati, a organizator imati manje stresa i više uspeha.

Odabir prave lokacije

Lokacija je temelj svakog događaja jer ona diktira sve, od rasporeda do mogućnosti tehničke realizacije. Prvi korak je da se proveri dostupnost lokacije u željenom terminu, kao i njena fizička pogodnost za postavljanje bine, štandova, sanitarnih čvorova i zona za publiku. Idealna lokacija mora imati dovoljno prostora za bezbedno kretanje ljudi, ali i pristup za vozila organizatora, izvođača i hitnih službi.

Pored same veličine, važno je analizirati teren, da li je ravan, da li ima prirodnu zaštitu od vetra, mogućnosti za zaklon u slučaju kiše, ili možda već postoje infrastrukturni elementi poput rasvete i struje. Takođe, proveri da li se lokacija nalazi blizu naseljenih mesta, buka i saobraćaj mogu biti izazovi koje treba rešiti unapred. Dobra lokacija je ona koja ne zahteva previše dodatnih intervencija, ali nudi fleksibilnost za postavljanje različitih sadržaja. Preglednost prostora i mogućnost organizacije ulaza/izlaza su dodatni faktori koji mogu značajno olakšati logistiku tokom samog događaja.

Kako pravilno planirati korišćenje pokretnih toaleta

Pokretni toaleti su neizostavan deo svake organizacije na otvorenom, a način na koji su postavljeni i održavani direktno utiče na utisak koji posetioci nose kući. Prvi korak je izračunavanje potrebnog broja pokretnih toaleta, uzimajući u obzir broj ljudi, dužinu trajanja događaja i postojanje zona sa različitim funkcijama, kao npr. VIP, izvođači i zaposleni. Lokacija pokretnih toaleta mora biti lako dostupna, ali diskretno postavljena, ni previše blizu hrane i bine, ni predaleko od glavnih zona. 

Takođe je važno obezbediti fizičku stabilnost, naročito na neravnom terenu, adekvatno osvetljenje, dezinfekciona sredstva i mogućnost redovnog održavanja tokom trajanja manifestacije. Kvalitetni pokretni toaleti sa redovnim servisom šalju jasnu poruku o profesionalnosti organizatora. Publika primećuje detalje, čistoću, dostupnost i funkcionalnost. Kada su potrebe posetilaca zadovoljene čak i u ovom, često zanemarenom aspektu, stvara se kompletan i prijatan događaj koji inspiriše poverenje i vraća ljude ponovo.

Logistika i pristup za posetioce

Kada je lokacija potvrđena, sledeći korak je organizacija pristupa. Posetioci moraju imati jasno označene pravce dolaska, bilo da dolaze peške, kolima, biciklom ili javnim prevozom. Obezbeđivanje parking prostora, kao i mesta za zaustavljanje taksija ili shuttle prevoza, značajno poboljšava celokupni doživljaj događaja.

Logistički centar organizacije mora uključivati mesto za prihvat izvođača, tehničkih ekipa i dobavljača, kao i jasnu komunikaciju među osobljem tokom priprema i događaja. Vreme ulaska, raspored isporuka i montaže mora biti precizno isplaniran da se izbegnu zastoji i gužve. Još jedan važan element su informativne table i oznake, posetioci moraju znati gde se nalazi bina, zona za odmor, toaleti, ambulanta i izlazi. Kada je logistika funkcionalna i jasno vidljiva, svi učesnici, od gostiju do osoblja, lakše se snalaze i atmosfera postaje prijatnija.

Bezbednosne mere koje ne smete zanemariti

Bezbednost je prioritet svake javne manifestacije. Osim zakonom propisanih dozvola i inspekcija, organizator mora angažovati obezbeđenje koje ima iskustva sa velikim skupovima. Plan evakuacije, pristupi za vozila hitnih službi i prisustvo medicinskog osoblja su elementi koji mogu spasiti živote u slučaju nezgode. Fizička bezbednost uključuje i stabilnost bine, montažnih konstrukcija, ograde i zaštitu kablova.

Važno je koristiti materijale koji su otporni na vremenske uslove i obezbediti protivklizne površine tamo gde postoji rizik. Neophodno je voditi računa o zaštiti od požara, postaviti protivpožarne aparate i jasno obeležiti njihove lokacije. Komunikacija je važna, a osoblje mora biti obučeno da prepozna rizične situacije i znati kako da reaguje. Kada se posetioci osećaju sigurno, bez tenzije i neizvesnosti, veća je verovatnoća da će ostati duže, preporučiti događaj drugima i vratiti se ponovo.

Organizacija događaja na otvorenom traži strateško razmišljanje i pažljivo planiranje svakog detalja. Lokacija, pristup, bezbednost i sanitarni uslovi su deo ukupnog doživljaja. Dobar događaj nije onaj koji samo uspešno prođe, već onaj koji ostavlja osećaj udobnosti, sigurnosti i poštovanja prema svakom prisutnom. U eri visokih očekivanja publike, organizatori koji se potrude oko svih aspekata logistike i ne ignorišu male stvari, poput jasne signalizacije i pristupačnosti, svakako ostavljaju profesionalan i trajan utisak. A upravo to je ono što od dobrog događaja pravi izvanredan.